1. Premessa

I documenti elettronici emessi o ricevuti dalle aziende che operano con l’Agenzia delle Dogane e dei
Monopoli (ADM) — tra cui i documenti EAD (Electronic Administrative Document) ed e-DAS/EDAS (Electronic Document Accompanying Simplified) — rappresentano atti aventi valore legale e fiscale, generati e validati dall’ADM a seguito della trasmissione telematica delle bozze da parte dello speditore. Molte aziende gestiscono correttamente i flussi telematici con l’Agenzia, ma non sempre adottano un sistema di conservazione digitale a norma, obbligatorio per garantire la validità giuridica e probatoria dei documenti nel tempo.

2. Quadro Normativo di Riferimento

La conservazione digitale dei documenti informatici è disciplinata da un insieme coordinato di norme:
- D.Lgs. 82/2005 – Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
Definisce il documento informatico e i requisiti di autenticità, integrità, leggibilità e immodificabilità
(artt. 43 e 44).

- D.M. 17 giugno 2014, art. 3, comma 3
Stabilisce che la conservazione dei documenti informatici deve essere completata entro il terzo mese
successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

- D.L. 357/1994, art. 7, comma 4-ter
Riferimento per la tempistica di trascrizione e conservazione dei registri contabili.

- D.P.R. 633/1972, artt. 21 e 39
Definisce le modalità di emissione e conservazione delle fatture elettroniche, garantendo autenticità,
integrità e leggibilità.

- Risoluzione 46/E del 10 aprile 2017 – Agenzia delle Entrate
Chiarisce che i documenti ricevuti in formato elettronico non devono essere stampati, purché siano
conservati digitalmente secondo legge.

- Recenti indicazioni Operative ADM Prot.: 138764/RU Roma, 10 maggio 2020
DETERMINAZIONE DIRETTORIALE - Obblighi dello speditore - Articolo 5

  • Lo speditore abilita presso il proprio deposito un sistema elettronico di elaborazione, per il colloquio telematico con il sistema informativo dell’Agenzia

  • Lo speditore storicizza, anche presso un eventuale concentratore esterno ubicato nel territorio nazionale preventivamente autorizzato, i messaggi inviati e le relative comunicazioni con il sistema informativo e il sistema elettronico ne consente l’ordinamento giornaliero e per singolo e-DAS emesso.

  • Nel sistema elettronico sono, altresì, storicizzati tutti gli e-DAS emessi con gli eventuali relativi cambiamenti di destinazione nonché gli e-DAS annullati.

 

Il sistema elettronico dello speditore consente, in fase di verifica, la consultazione autonoma e l’estrazione dei dati d’interesse fiscale da parte dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli e della Guardia di Finanza.
Il sistema elettronico dello speditore consente, in fase di verifica, la consultazione autonoma della Guardia di Finanza. La determinazione in oggetto richiama il principio secondo cui lo speditore deve dotarsi di un sistema autonomo di archiviazione e storicizzazione dei documenti relativi alle movimentazioni e operazioni ADM.


Questo obbligo operativo garantisce tracciabilità, responsabilità documentale e verifica autonoma delle operazioni.

Di conseguenza, la presenza di un sistema di conservazione digitale conforme – come ArchiviaSolution fornito da Telematico Accise è da considerarsi parte integrante dell’adempimento tecnico e fiscale richiesto.

 

3. Definizione di Documento Informatico

Secondo l’art. 1, comma 1, lettera p) del D.Lgs. 82/2005, il documento informatico è: “La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.” Nel contesto ADM, i flussi EAD, EDAS ed e-DAS costituiscono documenti informatici originali e devono essere conservati digitalmente a norma. La stampa cartacea non possiede alcun valore probatorio o fiscale.

4. Oggetto e Modalità della Conservazione

Devono essere oggetto di conservazione digitale a norma:

  • Il file PDF generato e protocollato dall’ADM;
  • Il file XML contenente i dati strutturati del documento;
  • Gli eventuali file XML/TXT relativi agli esiti di trasmissione o annullamento rilasciati dall’Agenzia.

La conservazione deve avvenire mediante un sistema conforme alle Linee Guida AGID, che assicuri:

  • Firma digitale e marcatura temporale;
  • Tracciabilità e immodificabilità;
  • Reperibilità e leggibilità nel tempo;
  • Affidamento, ove previsto, a un conservatore accreditato AGID.

 

5. Tempistiche di Conservazione

Il processo di conservazione deve essere completato entro tre mesi dalla scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno di riferimento (es. documenti 2024 → dichiarazione ottobre 2025 → conservazione entro gennaio 2026). Ai sensi delle norme fiscali e civilistiche, i documenti devono essere conservati per almeno dieci anni dalla data di emissione.

6. Finalità della Conservazione Digitale

L’adozione di un sistema di conservazione a norma garantisce:

  • La validità giuridica e fiscale dei documenti nel tempo
  • La consultabilità in caso di verifiche da parte di ADM o Guardia di Finanza;
  • La tracciabilità e opponibilità dei documenti conservati;
  • La preservazione della memoria storica aziendale.

 

7. Interpretazione e Indicazioni Operative di INFOTEL SRL

Sulla base della normativa vigente e delle linee guida AGID, INFOTEL SRL ritiene che i documenti ADM (EAD, e-DAS, EDAS) debbano essere obbligatoriamente conservati digitalmente a norma, al pari delle fatture elettroniche.

Questa interpretazione, di natura prudenziale e conforme ai principi di tracciabilità e trasparenza fiscale, garantisce:

  • Piena opponibilità probatoria;
  • Corretta archiviazione e gestione dei flussi aziendali;
  • Riduzione del rischio fiscale e amministrativo.

INFOTEL SRL consiglia pertanto l’adozione di un sistema di conservazione digitale conforme – come ArchiviaSolution, fornito da Telematico Accise – quale parte integrante dell’adempimento tecnico e fiscale previsto dalla normativa ADM.

8. Conclusioni

Alla luce della normativa e delle disposizioni vigenti, la conservazione digitale a norma dei documenti ADM e delle fatture elettroniche è un obbligo giuridico e tecnico fondamentale per tutte le aziende operanti nel settore delle accise. La mancata adozione di un sistema conforme può comportare la perdita di valore legale dei documenti, con conseguenti criticità in caso di controlli fiscali o amministrativi.